檔案保護的方法與措施

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      檔案保護技術(shù)是研究制成材料的損壞規(guī)律及科學保護檔案的技術(shù)方法的一門學科，它的任務是最大限度地延長檔案的壽命。 
       科學保護檔案的技術(shù)方法很多，歸納起來主要有兩個方面：一是防的技術(shù)，二是治的技術(shù)。

      防的技術(shù)是防止或減緩各種外界不利因素對檔案制成材料的破壞作用，主要是改善檔案保護條件。一是加強庫房日常管理工作；二是通過庫房建筑為改善檔案保護條件創(chuàng)造物質(zhì)前提。

       治的技術(shù)是對已經(jīng)損壞或受到不利因素影響的檔案進行處理，修復已遭損壞的檔案，盡力恢復其歷史原貌，增強其抵抗外界不利因素的能力。修復技術(shù)的基本內(nèi)容有：去污、去酸、加固、修裱及字跡恢復等。 
       檔案保護技術(shù)工作是檔案工作中的一項極其重要的工作。它直接關(guān)系到檔案的命運，保護工作沒做好，檔案遭到損壞，就會造成無法挽回的損失。檔案作為歷史記錄，有著參考和憑證作用，具有重要價值。因此，大量檔案要長期保存，一部分檔案要永久保存。但反映和記錄檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料的壽命是有限的，這二者之間的矛盾只有通過做好檔案保護工作都能加以解決。 
      在檔案保護工作中應貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的思想。檔案保護技術(shù)是一門綜合性的應用技術(shù)，因此，應根據(jù)檔案的特點，吸取其他領(lǐng)域的科技成果，不斷提高保護技術(shù)的水平，更好地延長檔案的壽命。 

     一、檔案字跡耐久性 
       字跡是記錄及反映檔案內(nèi)容的重要物質(zhì)材料，其耐久性關(guān)系到檔案的壽命。 
      檔案字跡材料按其耐久程度大致可分三類： 
       1、耐久字跡材料：墨和墨汁、黑色油墨。 

       2、比較耐久的字跡材料：藍色和紅色油墨；藍黑墨水和碳素墨水、印泥。 

       3、不耐久的字跡材料：純藍墨水和紅墨水；復寫紙；圓珠筆和鉛筆。

       為了延長檔案壽命，在形成檔案中，應使用最耐久或耐久的字跡材料，不要使用不耐久的字跡材料。

       二、檔案庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)
　　檔案的壽命與檔案庫房的溫濕度密切相關(guān)。不適宜的溫濕度不僅可單獨地作用于檔案，而且可加速其他因素對檔案的破壞。為了使檔案庫房的溫濕度等符合檔案的要求，需采取一定的措施，即對檔案庫房的溫濕度進行控制與調(diào)節(jié)。 
      檔案庫房的溫濕度標準： 
      國家檔案局于1987年正式頒發(fā)了《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，對我國各類檔案庫房的溫濕度提出了明確的規(guī)定，標準為溫度14－24℃，相對濕度45－60%之間。 控制與調(diào)節(jié)檔案庫房溫濕度的主要措施： 
      密閉、通風和采用空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。 
      1、通風的目的：根據(jù)空氣流動的規(guī)律，有計劃地使庫內(nèi)外的空氣交換，從而達到調(diào)節(jié)庫 內(nèi)溫濕度的目的。 
      2、通風的原則： 

      ①庫外的溫度與相對濕度都低于庫內(nèi)時，可以通風；反之則不能通風。 

      ②庫外的溫度低于庫內(nèi)，而庫內(nèi)外相對濕度相同時，可以通風；反之，則不能通風。 

      ③庫外的相對濕度小于庫內(nèi)，而庫內(nèi)外溫度相同時，可以通風；反之，則不能通風。 

      ④庫外溫度低于庫內(nèi)，而庫外相對濕度大于庫內(nèi)或庫外溫度高于庫內(nèi)，而庫外相對濕度小于庫內(nèi)。此時需利用公式進行計算，將庫內(nèi)外的絕對濕度進行比較，若庫外絕對濕度小于庫內(nèi)，則可以通風；反之，則不能通風。 

      3、 通風注意事項： 

      ①通風時，應對庫內(nèi)外溫濕度進行監(jiān)測，注意其變化的情況，隨時采取相應措施。 

      ②通風時應防止庫內(nèi)結(jié)露。 

      ③通風時應注意防塵和防有害氣體進入庫內(nèi)。 

      ④通風后應立即密閉，使庫內(nèi)適宜的溫濕度狀況得以較長時間的穩(wěn)定。 

    三、檔案修復技術(shù) 
      修復原則： 
      1、各種材料、方法對檔案制成材料不能有損害，應有利于延長檔案壽命。　　 

      2、 保持檔案原貌。 

      3、 使用的修復方法事先要經(jīng)過試驗，確有把握后，才能著手修復工作。 檔案修裱，修裱是使用粘合劑和紙張對檔案進行修補和托裱，以恢復檔案原貌，增加其強度，延長壽命。 
    四、檔案的保管 
      檔案保管工作的內(nèi)容：
      1、檔案的庫房管理，即庫房內(nèi)檔案科學管理的日常工作。 

      2、檔案流動中的保護，即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中，一般的安全防護。 

      3、檔案保護的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術(shù)處理。 
      檔案保管工作的意義： 
       1、 檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的工作環(huán)節(jié)。 

       2、 檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。 

       3、 檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理水平重大影響。 

       檔案損毀的原因： 
      （一）人為損毀的原因 
      人為（或社會）損毀的原因或因素，主要表現(xiàn)在以下三個方面： 
       1、 由于政治斗爭及其他各種原因，對某些檔案文件進行有計劃、有意識地破壞。 

       2、 由于檔案工作人員以及接觸檔案的有關(guān)人員，工作麻痹大意，或疏忽職守，或不遵守規(guī)章，以及缺乏檔案管理工作知識等，導致管理和使用不善，造成了檔案的丟失、損毀或檔案管理系統(tǒng)的紊亂。 

       3、 在檔案的管理中，檔案的管理和利用難以避免地加速檔案的老化和磨損等。 

      （二）自然損毀的原因 
      檔案自然損毀的原因，概括起來有兩個方面的因素： 
      1、 內(nèi)因，就是檔案本身，即文件的制成材料。 

      2、外因，就是檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件。 　

       檔案保管工作的任務： 
　    檔案保管工作的基本任務是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質(zhì)安全和政治安全。 
　     保管檔案的基本要求 
        1、 以防為主，防治結(jié)合 

        2、相互協(xié)調(diào)，密切配合 

        3、加強重點，照顧一般 

        4、 立足長遠，保證當前　　 

     五、檔案保管的基本條件： 
       開展檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證，否則是難于做好這項工作的。檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有：檔案庫房、檔案裝具和檔案的包裝材料。 
       檔案庫房： 
       檔案庫房建筑為檔案保護提供了最基本的物質(zhì)條件，庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。 
       檔案裝具： 
       檔案裝具是檔案館、室必需的基本設(shè)備。檔案裝具各類很多，各有所長，應根據(jù)庫房的特點和檔案的價值及規(guī)格的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。 
       檔案包裝材料： 
       檔案的包裝非常重要，它既可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可減少機械磨損。目前，我國包裝檔案的材料一般有三種：卷皮、卷盒和包裝紙等。 
     六、庫房的管理 
       庫房的管理工作是檔案保管工作的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。因此，只有做好經(jīng)常、具體的庫房管理工作，才能為整體的檔案工作創(chuàng)造必要的條件和良好的秩序。 
       檔案架、柜的排放與編號： 
       庫房中的檔案架、柜的排放，應合乎下列要求： 
       1、排列整齊，橫豎成行。 　　

       2、避免光線直射，注意通風。 　

       3、節(jié)約庫房面積和空間，存取方便。 

       為了便于對庫房內(nèi)的檔案的管理和迅速取放，所有的檔案架、柜都應進行統(tǒng)一編號。編號的一般方法是：自門口起，從左到右編架、柜號，如果架、柜有欄，也是從左向右編號，格與五節(jié)箱則自上向下編號。 
      全宗排列與檔案存放：  
      全宗的排列，一般采用兩種方法。一種是按全宗號流水排列，一種是按全宗分類（分全宗群）排列。前者簡便易行，后者能把屬于同一類型的全宗排在一起，能較好地保持全宗之間的群體聯(lián)系。 
      檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，其優(yōu)點是便于存放和提供利用。平放，取放檔案不大方便，但對保護檔案有利，特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。 
      全宗卷： 
      在檔案館、室工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成的專門案卷，稱為全宗卷。 
      全宗卷的內(nèi)容通常包括：移出和接收檔案的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案和分類方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和檢查登記表冊，檔案保管期限表，檔案銷毀清冊，全宗指南等。